ข้ามไปเนื้อหา

การบริหารเวลา

จากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี

การบริหารเวลา เป็นกระบวนการของการวางแผนและควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมเฉพาะอย่างมีสติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อเพิ่มประสิทธิผล, ประสิทธิภาพ และผลิตภาพ โดยเกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลของความต้องการที่หลากหลายต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการงาน, ชีวิตทางสังคม, ครอบครัว, งานอดิเรก, ความสนใจส่วนตัว และภาระผูกพันกับธรรมชาติของเวลา ซึ่งการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพทำให้บุคคลมี "ทางเลือก" ในการใช้จ่ายหรือจัดการกิจกรรมตามเวลา และความเหมาะสมของตนเอง[1] การบริหารเวลาอาจได้รับความช่วยเหลือจากทักษะ, เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดการเวลา เมื่อทำงาน, โครงการ และเป้าหมายเฉพาะให้สำเร็จตามวันครบกำหนด แรกเริ่มเดิมที การบริหารเวลาหมายถึงเพียงกิจกรรมทางธุรกิจหรือการทำงาน แต่ในที่สุด คำนี้ก็ขยายกว้างขึ้นเพื่อรวมกิจกรรมส่วนบุคคลด้วย ทั้งนี้ ระบบการบริหารเวลาเป็นการผสมผสานระหว่างกระบวนการ, เครื่องมือ, เทคนิค และวิธีการต่าง ๆ ซึ่งการบริหารเวลามักจะมีความจำเป็นในการจัดการโครงการใด ๆ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดเวลาและขอบเขตที่สำเร็จของโครงการ

หัวข้อหลักที่เกิดขึ้นจากเอกสารข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารเวลา ได้แก่:

  • การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิผล (ในแง่ของต้นทุน-ผลประโยชน์, คุณภาพของผลลัพธ์ และเวลาในการทำงาน หรือโครงการให้เสร็จ)
  • การจัดลำดับความสำคัญ
  • กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการลดเวลาที่ใช้กับสิ่งที่ไม่สำคัญ
  • การดำเนินการตามเป้าหมาย

มุมมองทางวัฒนธรรมของการบริหารเวลา

[แก้]

ความแตกต่างในวิธีที่วัฒนธรรมมองเวลา อาจส่งผลต่อวิธีการจัดการเวลาของพวกเขา ตัวอย่างเช่น มุมมองเวลาเชิงเส้น เป็นวิธีคิดเวลาที่ไหลจากช่วงเวลาหนึ่งไปยังช่วงเวลาถัดไปในลักษณะเชิงเส้น การรับรู้เกี่ยวกับเวลาเชิงเส้นนี้มีความโดดเด่นในอเมริกา เช่นเดียวกับประเทศในยุโรปเหนือส่วนใหญ่ เช่น เยอรมนี, สวิตเซอร์แลนด์ และอังกฤษ[2] โดยผู้คนในวัฒนธรรมเหล่านี้มักจะให้ความสำคัญกับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล และมักจะหลีกเลี่ยงการตัดสินใจหรือการกระทำที่จะส่งผลให้เสียเวลา[2] มุมมองเชิงเส้นตรงของเวลานี้สัมพันธ์กับวัฒนธรรมเหล่านี้เป็นแบบ “โมโนโครนิก” (ระบบที่ทำทีละอย่าง) มากกว่า หรือเลือกที่จะทำสิ่งเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง ซึ่งโดยทั่วไป ทัศนะทางวัฒนธรรมนี้นำไปสู่การมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุภารกิจเดียวได้ดีขึ้น และด้วยเหตุนี้ จึงเป้นการจัดการเวลาที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมอีกมุมมองหนึ่งคือมุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง ซึ่งในวัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง คนส่วนใหญ่รู้สึกว่ายิ่งทำกิจกรรมหรืองานต่าง ๆ เสร็จในคราวเดียวมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โดยสิ่งนี้สร้างความรู้สึกของความสุข[2] วัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างเป็น “โพลีโครนิก” (ระบบที่ทำหลายอย่างพร้อมกัน) หรือฝักใฝ่ไปในทางทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างนี้โดดเด่นในประเทศยุโรปใต้ส่วนใหญ่ เช่น สเปน, โปรตุเกส และอิตาลี[2] ในวัฒนธรรมเหล่านี้ ผู้คนมักจะใช้เวลากับสิ่งที่พวกเขาเห็นว่ามีความสำคัญมากกว่า เช่น ให้ความสำคัญกับการจบการสนทนาทางสังคม[2] ส่วนในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขามักจะให้ความสนใจเพียงเล็กน้อยกับระยะเวลาของการประชุม แต่เน้นที่การประชุมคุณภาพสูง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การมุ่งเน้นทางวัฒนธรรมมักจะอยู่ที่การทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์มากกว่าประสิทธิภาพ[3]

ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมขั้นสุดท้ายคือมุมมองเวลาตามวัฏจักร ซึ่งในวัฒนธรรมแบบวัฏจักร เวลาไม่ถือเป็นเส้นตรงหรือเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เนื่องจากวัน, เดือน, ปี, ฤดูกาล และเหตุการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้นซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เวลาจึงถูกมองว่าเป็นวัฏจักร ในมุมมองนี้ เวลาไม่ได้ถูกมองว่าสูญเปล่า เพราะมันจะกลับมาทีหลังเสมอ ดังนั้นจึงมีจำนวนไม่จำกัด[2] โดยมุมมองเวลาตามวัฏจักรนี้แพร่หลายไปทั่วประเทศส่วนใหญ่ในเอเชีย รวมทั้งญี่ปุ่นและจีน ทั้งนี้ ในวัฒนธรรมที่มีแนวคิดเกี่ยวกับเวลาเป็นวัฏจักรเป็นสิ่งสำคัญกว่าในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง ดังนั้น คนส่วนใหญ่จะใช้เวลาคิดถึงการตัดสินใจ และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นมากขึ้น ก่อนที่จะดำเนินการตามแผน[3] ซึ่งผู้คนส่วนใหญ่ในวัฒนธรรมวัฏจักรมักจะเข้าใจว่าวัฒนธรรมอื่นมีมุมมองด้านเวลาที่แตกต่างกัน และตระหนักในเรื่องนี้เมื่อดำเนินการในเวทีโลก[4]

การสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพ

[แก้]

การประพันธ์ด้านการบริหารเวลาบางเรื่องเน้นย้ำถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิภาพ "ที่แท้จริง" กลยุทธ์เหล่านี้รวมถึงหลักการต่าง ๆ เช่น:

นอกจากนี้ ระยะเวลาในการแก้ปัญหาก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากงานที่ต้องใช้สมาธิและพลังงานทางจิตในระดับสูงมักทำในตอนต้นของวันเมื่อคนเรามีความสดชื่นมากกว่า อนึ่ง การประพันธ์[ไหน?]ยังเน้นไปที่การเอาชนะปัญหาทางจิตเรื้อรัง เช่น การผัดวันประกันพรุ่ง

การไม่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเกินไปและเรื้อรังอาจเป็นผลมาจากโรคซนสมาธิสั้น (ADHD) หรือโรคสมาธิสั้น (ADD)[5] โดยเกณฑ์การวินิจฉัย ได้แก่ ความรู้สึกไม่บรรลุผลสำเร็จ, ความยากลำบากในการจัดระเบียบ, ปัญหาในการเริ่มต้น, ปัญหาในการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน และปัญหาในการติดตามผล[6][ต้องการเลขหน้า] ทั้งนี้ ดานิเอล อาเมน มุ่งเน้นไปที่คอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้าซึ่งเป็นส่วนที่พัฒนาขึ้นล่าสุดของสมอง โดยจัดการหน้าที่ของช่วงความสนใจ, การจัดการแรงกระตุ้น, การจัดระเบียบ, การเรียนรู้จากประสบการณ์ และการตรวจสอบตนเอง ท่ามกลางคนอื่น ๆ ส่วนผู้เขียนบางคน[หาจำนวน]โต้แย้งว่าการเปลี่ยนวิธีการทำงานของคอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้านั้นเป็นไปได้และเสนอทางออก[7]

การจัดลำดับความสำคัญและเป้าหมาย

[แก้]

กลยุทธ์การบริหารเวลามักเกี่ยวข้องกับคำแนะนำในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล การประพันธ์ดังกล่าวเน้นประเด็น เช่น:

เป้าหมายเหล่านี้ได้รับการบันทึกไว้ และอาจแบ่งออกเป็นโครงการ, แผนปฏิบัติการ หรือรายการภารกิจทั่วไป สำหรับภารกิจรายบุคคลหรือสำหรับเป้าหมาย อาจมีการกำหนดระดับความสำคัญ, กำหนดเส้นตาย และกำหนดลำดับความสำคัญ กระบวนการนี้ส่งผลให้เกิดแผนพร้อมรายการงาน, กำหนดการ หรือปฏิทินของกิจกรรม ผู้เขียนเรื่องนี้อาจแนะนำช่วงเวลาการวางแผนรายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการวางแผนหรือการทบทวนที่แตกต่างกัน ซึ่งทำได้หลายวิธี ดังนี้:

การวิเคราะห์เอบีซีดี

[แก้]

เทคนิคที่ใช้ในการจัดการธุรกิจมาช้านานคือการจัดหมวดหมู่ข้อมูลขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่ม ๆ กลุ่มเหล่านี้มักถูกทำเครื่องหมายเอ (A), บี (B), ซี (C) และดี (D)—จึงเป็นที่มาของชื่อ โดยกิจกรรมได้รับการจัดอันดับตามเกณฑ์ทั่วไปเหล่านี้ ได้แก่:

  • เอ – งานที่เห็นว่าเร่งด่วนและสำคัญ,
  • บี – งานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน,
  • ซี – งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน,
  • ดี – งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

จากนั้นจะจัดลำดับแต่ละกลุ่มตามลำดับความสำคัญ - บุคคลบางคนเลือกที่จะกะเกณฑ์จัดอันดับรายการ "บี" ทั้งหมดเป็น "เอ" หรือ "ซี" ซึ่งการวิเคราะห์เอบีซีสามารถรวมกลุ่มได้มากกว่าสามกลุ่ม[8]

ทั้งนี้ การวิเคราะห์เอบีซีมักใช้ร่วมกับการวิเคราะห์ปาเรโต[ต้องการอ้างอิง]

การวิเคราะห์ปาเรโต

[แก้]
บทความหลัก: การวิเคราะห์ปาเรโต

หลักการปาเรโตเป็นแนวคิดที่ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลที่ตามมา มาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของสาเหตุ เมื่อนำไปใช้กับการผลิต หมายความว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์ สามารถทำได้โดยการทำงาน 20 เปอร์เซ็นต์[9] หากกำลังผลิตเป็นเป้าหมายของการบริหารเวลา งานเหล่านี้ควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญให้สูงขึ้น[10]

วิธีไอเซนฮาวร์

[แก้]
"กล่องไอเซนฮาวร์" พื้นฐานเพื่อช่วยประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยอาจวางรายการไว้ที่จุดที่แม่นยำยิ่งขึ้นภายในแต่ละควอดรันต์ (จตุภาค)

"วิธีไอเซนฮาวร์"[11] หรือ "หลักการของไอเซนฮาวร์" เป็นวิธีการที่ใช้หลักการสำคัญและความเร่งด่วนในการจัดลำดับความสำคัญและปริมาณงาน วิธีนี้เกิดจากคำพูดของดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ คือ: "ผมมีปัญหาสองประเภท คือ เรื่องเร่งด่วนและเรื่องสำคัญ ซึ่งเป็นเรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน"[12] ไอเซนฮาวร์ไม่ได้อ้างข้อมูลเชิงลึกนี้สำหรับตัวเขาเอง แต่อ้างว่าเป็นของ "อดีตอธิการบดี" (นิรนาม)[13]

การใช้หลักการตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ งานต่าง ๆ จะได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์ที่สำคัญ/ไม่สำคัญ และเร่งด่วน/ไม่เร่งด่วน[14][15] จากนั้นจึงจัดไว้ในควอดรันต์ (จตุภาค) ตามในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (หรือเรียกอีกอย่างว่า "กล่องไอเซนฮาวร์" หรือ "เมทริกซ์การตัดสินใจของไอเซนฮาวร์")[16] ซึ่งงานในควอดรันต์จะได้รับการจัดการ ดังนี้

  1. งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะดำเนินการทันทีและเป็นส่วนตัว[17] เช่น วิกฤตการณ์, เส้นตาย, ปัญหา[16]
  2. งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะมีวันสิ้นสุดและดำเนินการเป็นการส่วนตัว[17] เช่น ความสัมพันธ์, การวางแผน, การพักผ่อนหย่อนใจ[16]
  3. งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะได้รับมอบหมาย[17] เช่น การขัดจังหวะ, การประชุม, กิจกรรม[16]
  4. งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะถูกละทิ้ง[17] เช่น การเสียเวลา, กิจกรรมที่น่ารื่นรมย์, เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ[16]

การดำเนินการตามเป้าหมาย

[แก้]
ดูเพิ่ม: รายการชอปปิง

รายการงาน (เรียกอีกอย่างว่ารายการสิ่งที่ต้องทำหรือ "สิ่งที่ต้องทำ") คือรายการงาน เช่น งานบ้านหรือขั้นตอนในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น โดยเป็นเครื่องมือรายการสิ่งของซึ่งทำหน้าที่เป็นทางเลือกหรือเสริมความจำ

ซึ่งรายการงานใช้ในการบริหารจัดการตนเอง, การจัดการธุรกิจ, การจัดการโครงการ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยอาจเกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งรายการ

เมื่อรายการใดรายการหนึ่งในรายการงานเสร็จสิ้น งานนั้นจะได้รับการทำเครื่องหมายถูกหรือขีดฆ่าออก ส่วนวิธีการดั้งเดิมคือการเขียนสิ่งเหล่านี้ลงบนกระดาษด้วยปากกาหรือดินสอ ที่โดยปกติจะเขียนบนกระดาษจดบันทึกหรือคลิปบอร์ด ทั้งนี้ รายการงานอาจเป็นรูปแบบของรายการตรวจสอบในกระดาษหรือซอฟต์แวร์

จูลี มอร์เกนสเติร์น ผู้เป็นนักเขียน ได้แนะนำ "สิ่งที่ควรและไม่ควรทำ" ของการบริหารเวลา ซึ่งรวมถึง:

  • จัดทำแผนผังทุกสิ่งที่สำคัญโดยจัดทำรายการภารกิจ
  • สร้าง "โอเอซิสแห่งกาลเวลา" ให้ใครคนหนึ่งได้จัดการ
  • รู้จัก "ปฏิเสธ"
  • กำหนดลำดับความสำคัญ
  • อย่าละทิ้งทุกอย่าง
  • อย่าคิดว่างานสำคัญจะเสร็จในเวลาว่าง[18]

โดยขณะนี้มีสิ่งเทียบเท่าทางดิจิทัลจำนวนมาก รวมถึงแอปพลิเคชันการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (PIM) และเครื่องช่วยงานส่วนบุคคลแบบดิจิทัลส่วนใหญ่ นอกจากนี้ ยังมีแอปพลิเคชันรายการภารกิจบนเว็บหลายรายการ ซึ่งหลายรายการใช้งานได้ฟรี

การจัดรายการภารกิจ

[แก้]

รายการภารกิจมักจะถูกแบ่งเป็นชั้น โดยระบบแบ่งระดับที่ง่ายที่สุดประกอบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป (หรือแฟ้มงานค้าง) เพื่อบันทึกภารกิจทั้งหมดที่บุคคลดังกล่าวต้องทำให้สำเร็จ และรายการสิ่งที่ต้องทำรายวันซึ่งสร้างขึ้นในแต่ละวันโดยการโอนภารกิจจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้าง "รายการที่ไม่ต้องทำ" เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็น[18]

อ้างอิง

[แก้]
  1. ↑ Stella Cottrell (2013). The Study Skills Handbook. Palgrave Macmillan. pp. 123+. ISBN 978-1-137-28926-1.[ลิงก์เสีย]
  2. ↑ 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Communications, Richard Lewis, Richard Lewis. "How Different Cultures Understand Time". Business Insider. สืบค้นเมื่อ 2018-12-04.
  3. ↑ 3.0 3.1 Pant, Bhaskar (2016-05-23). "Different Cultures See Deadlines Differently". Harvard Business Review. สืบค้นเมื่อ 2018-12-04.
  4. ↑ "time".
  5. ↑ "NIMH » Attention Deficit Hyperactivity Disorder". www.nimh.nih.gov. เก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2016-12-29. สืบค้นเมื่อ 2018-01-05.
  6. ↑ Hallowell, Edward M.; Ratey, John J. (1994). Driven To Distraction: Recognizing and Coping with Attention Deficit Disorder from Childhood Through Adulthood. Touchstone. ISBN 9780684801285. สืบค้นเมื่อ 2013-07-30.
  7. ↑ Amen, Daniel G. (1998). Change your brain, change your life : the breakthrough program for conquering anxiety, depression, obsessiveness, anger, and impulsiveness (1st ed.). New York: Times Books. ISBN 0-8129-2997-7. OCLC 38752969.
  8. ↑ Lakein, Alan (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life. New York: P.H. Wyden. ISBN 0-451-13430-3.
  9. ↑ "The 80/20 Rule And How It Can Change Your Life". Forbes. เก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2017-11-17. สืบค้นเมื่อ 2017-09-16.
  10. ↑ Ferriss, Timothy. (2007). The 4-hour workweek : escape 9-5, live anywhere, and join the new rich (1st ed.). New York: Crown Publishers. ISBN 978-0-307-35313-9. OCLC 76262350.
  11. ↑ "Eisenhower's Urgent/Important Principle: Using Time Effectively, Not Just Efficiently". www.mindtools.com (ภาษาอังกฤษ). สืบค้นเมื่อ 2021-09-28.
  12. ↑ Dwight D. Eisenhower (August 19, 1954). Address at the Second Assembly of the World Council of Churches. คลังข้อมูลเก่าเก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2015-04-02. Evanston, Illinois. (retrieved 31 March 2015.)
  13. ↑ Background on the Eisenhower quote and citations to how it was picked up in media references afterwards are detailed in: O’Toole, Garson (9 May 2014). "What Is Important Is Seldom Urgent and What Is Urgent Is Seldom Important". Quote Investigator (ภาษาอังกฤษ). เก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 11 April 2015.
  14. ↑ Fowler, Nina (September 5, 2012). "App of the week: Eisenhower, the to-do list to keep you on task". Venture Village.
  15. ↑ Drake Baer (April 10, 2014), "Dwight Eisenhower Nailed A Major Insight About Productivity" เก็บถาวร 2015-04-02 ที่ เวย์แบ็กแมชชีน, Business Insider, (accessed 31 March 2015)
  16. ↑ 16.0 16.1 16.2 16.3 16.4 McKay; Brett; Kate (October 23, 2013). "The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life". A Man's Life, Personal Development. เก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2014-03-22. สืบค้นเมื่อ 2014-03-22.
  17. ↑ 17.0 17.1 17.2 17.3 "The Eisenhower Method". fluent-time-management.com. คลังข้อมูลเก่าเก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2014-03-03.
  18. ↑ 18.0 18.1 Morgenstern, Julie (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books. p. 285. ISBN 0-8050-7590-9.

แหล่งข้อมูลอื่น

[แก้]
วิกิมีเดียคอมมอนส์มีสื่อที่เกี่ยวข้องกับ การบริหารเวลา
เข้าถึงจาก "https://th.wikipedia.org/w/index.php?title=การบริหารเวลา&oldid=11458441"