ผู้ใช้:โกษม กุลเขมะรังสี/กระบะทราย

งบประมาณ

งบประมาณเป็นการวางแผนการออมและค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกับรายได้ที่คาดว่าจะได้รับในอนาคตเพื่อให้บุคคลบรรลุเป้าหมายทางการเงินที่ต้องการการจัดทำงบประมาณทำได้โดยการประมาณการรายได้และค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยทั่วไปแล้วมักจะทำงบประมาณสำหรับ 1 ปีข้างหน้าและแสดงถึงรายละเอียดเป็นรายเดือนออกมาการจัดทำงบประมาณนั้นจะทำให้บุคคลภายในองค์กรทราบว่าในแต่ละเดือนนั้นจะมีเงินสดรับเข้ามาเท่าไรและมีเงินสดที่จ่ายของไปในการลงทุนเท่าใดและมีเงินสดส่วนเกินหรือเงินสดส่วนที่ขาดไปในเดือนใดบ้างที่ได้ใช้จ่ายของไปวัตถุประสงค์หลักของการจัดทำงบประมาณคือ

• เพื่อใช้ในการควบคุมค่าใช้จ่ายแตกต่างของบุคคลให้สอดคล้องกับรายได้ที่องค์กร ของตนเองนั้นมีอยู่ซึ่งจะทำให้บุคคลไม่ต้องประสบปัญหาทางการเงินในอนาคต
• เพื่อช่วยให้บุคคลบรรลุเป้าหมายทางการเงินที่ต้องการได้เนื่องจากจะมีการวางแผนรายได้และค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่จะใช้ในอนาคตทำให้บุคคลสามารถวางแผนการออมเพื่อให้มีเงินเหลือสำหรับนำไปใช้ตามเป้า

หมายทางการเงินที่ต้องการได้

• เพื่อช่วยให้บุคคลมีการวางแผนเตรียมการไว้สำหรับในอนาคตเนื่องจากงบประมาณจะทำให้บุคคลทราบว่าในเดือนใดจะมีเงินสดส่วนเกินหรือเงินสดส่วนขาดหรือใช้จ่ายหรือได้รับเงินเข้ามาเท่าไหร่ซึ่งเป็นข้อมูลให้บุคคลสามารถวางแผนรองรับเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตได้

ความหมายงบประมาณ

ความหมายของงบประมาณจะแตกต่างกันไปตามลักษณะของเวลา และลักษณะการให้ความหมายของนักวิชาการ ซึ่งแต่ละคนจะมองงบประมาณแต่ละด้านไม่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่นนักเศรษฐศาสตร์ จะมอง งบประมาณในลักษณะของการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ส่วนทางด้านของนักบริหารจะมองงบประมาณ ในลักษณะของกระบวนการหรือการบริหารงบประมาณ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดโดยบรรลุเป้าหมายของแผนงานที่วางไว้ ส่วนทางด้านของนักการเมืองจะมองงบประมาณในลักษณะคลองการมุ่งให้รัฐสภาใช้อำนาจในการควบคุมปฏิบัติงานของรัฐบาลความหมายของงบประมาณหรือ budget ในความหมายภาษาอังกฤษแต่เดิมหมายถึง กระเป๋าหนังสือใบใหญ่ ที่เสนาบดีคลังใช้บรรจุเอกสารเพื่อแสดงความต้องการประเทศ และทรัพยากรที่มีอยู่ในการแถลงต่อรัฐสภา
สรุปความหมายของงบประมาณ หมายถึง แผนใบเสร็จซึ่งแสดงออกในรูปตัวเงิน โครงการดำเนินงานทั้งหมดในระยะหนึ่ง รวมถึงการ ประมาณการบริหารกิจกรรมภายใน โครงกาภาระค่าใช้จ่าย รวมถึงทรัพยากรที่จำเป็นในการสนับสนุนการดำเนินงานให้บรรลุตามเป้าหมาย ที่ต้องมีด้วยกัน 3 ขั้นตอนคือ

1. การจัดเตรียม
2. การอนุมัติ
3. การบริหาร

ความเป็นมาของงบประมาณ

การจัดทำงบประมาณในปัจจุบัน ได้มีการเริ่มขึ้นครั้งแรกในประเทศอังกฤษ ประมาณคริสต์ศตวรรษ ที่ 16-17 ซึ่งในสมัยนั้น เป็นสมัยที่สภาผู้แทนราษฎรได้ประสบความสำเร็จในการสงวนอำนาจ ที่จะอนุมัติรายจ่าย ของรัฐบาล ซึ่งจะเห็นได้ว่า การจัดทำงบประมาณในปัจจุบัน มีความสัมพันธ์และวิวัฒนาการทางการปกครอง ซึ่งต่อมาได้มีการนำแบบอย่าง มาจัดทำงบประมาณขึ้นในหลายประเทศ สำหรับประเทศไทยนั้นการจัดทำงบประมาณ ได้เริ่มทำขึ้นก่อน และต่อมาได้ขยายขอบเขต ไปถึงองค์การบริหารส่วนท้องถิ่น สถานศึกษาและหน่วยงานราชการใดๆซึ่งรวมถึงของทางรัฐบาลและเอกชน โดยนำหลักการต่างๆเหล่านี้ มาบริหารงบประมาณภายในประเทศ ให้เป็นระเบียบระบบ และ เกิดประโยชน์สูงสุด

วัตถุประสงค์ของงบประมาณ

งบประมาณจะมีขอบเขตของสภาพองค์กรหรือตามหน่วยงานต่างๆ ภายในประเทศ ซึ่งมีการบริหารแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่นกระทรวง ขบวน กรม หรือตามขอบเขตของกิจกรรม หรือโครงการ เช่น การขายหรือการหารายได้ เข้าชุมชนท้องถิ่นประเทศของตนเอง หรือการผลิต เป็นต้น ซึ่งขอบเขตของประมาณจะมีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. ทำให้องค์การมีการวางแผน ซึ่งเป็นการบังคับให้หน่วยงานต่างๆต้องวางแผนการดำเนินงานตามแนวที่กำหนดไว้
2. ให้ข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจ ซึ่งงบประมาณเปลี่ยนแผนต่างๆให้อยู่ในรูปตัวเลขทำให้เห็นภาพชัดเจน
3. ทำให้สามารถประเมินผลการปฏิบัติงาน เนื่องจากงบประมาณเป็นมาตรฐานของหน่วยงาน
4. ทำให้เกิดการระมัดระวังในการใช้จ่าย การจัดทำงบประมาณจะทราบถึงขอบเขตการใช้จ่ายในหน่วยงานที่บริหารงบประมาณนั้น
5. ทำให้สามารถมีผลการดำเนินงานและฐานะการเงินตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ในหน่วยงาน
6. ทำให้เกิดการประสานงานทางองค์การ งบประมาณเป็นการรวมแผนแตกต่างขององค์กรหลายๆองค์กรเข้าด้วยกัน

บทบาทของงบประมาณ

งบประมาณเป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อนและใช้เวลาซึ่งเกี่ยวข้องกับทั้งฝ่ายบริหารและมีความเกี่ยวข้องกับฝ่ายนิติบัญญัติอีกด้วย ซึ่งงบประมาณจะมีวัตถุประสงค์หลายอย่างในตัวเองซึ่งสามารถจำแนกได้ 5 ด้านคือ

1. ป็นเอกสารการวางแผนหลัก basic planning documents ที่รัฐบาลตัดสินใจว่าจะทำอะไรและใช้จ่ายเงิน เพื่อบริหารภายในประเทศจำนวนเท่าไหร่
2. เป็นเครื่องมือตัดสินใจ decision instrument ซึ่งจัดสรรเงินที่มีอยู่อย่างจำกัดไปยังแผนงานต่างๆที่มีมากมายเกินกว่าทรัพยากรที่จะมี
3. เป็นตัวชี้วัดคุณค่า value indicator งบประมาณจะจัดลำดับความสำคัญ และจะเปรียบเทียบ แผนงานระดับต่างๆเอาไว้เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการจัดสรรเงินและนำมาบริหาร
4. เป็นเอกสารนโยบายทางเศรษฐกิจ statement of economic policy เนื่องจากรายรับและรายจ่ายของรัฐบาล มีผลกระทบต่อเศรษฐกิจอย่างมาก
5. เป็นทิศทางของ แผน direction goverment plan ที่รัฐบาลต้องการจัดทำและวิธีการที่จะบรรลุเป้าหมาย

งบประมาณจะมีหน้าที่ที่สำคัญที่จำแนกได้เป็น 2 ด้านคือทางด้านเศรษฐกิจ economic และด้านการเงิน financial ดังต่อไปนี้

ด้านเศรษฐกิจ

ด้านเศรษฐกิจเป็นด้านที่รัฐบาลหาทางใช้งบประมาณเพื่อให้มีผลต่อระบบเศรษฐกิจรัฐบาลมีเป้าหมายที่จะต้องการบรรลุหลายอย่างในทางปฏิบัติจึงต้องปริมาณออมเป้าหมายเหล่านี้อย่างแรกคือระบบราชการให้ต้องหาข้อมูลให้เพียงพอและทันสมัยเพื่อใช้ประโยชน์ต่อการดำเนินการตามเป้าหมาย สำหรับการกำหนดกิจกรรมตามเป้าหมายเรานี้เรียกว่านโยบายเศรษฐกิจซึ่งเป็นนโยบายหลักหลัก 3 นโยบายคือ

1. นโยบายจัดสรรทรัพยากร
2. นโยบายการกระจายรายได้
3. นโยบายรักษาเสถียรภาพทางเศรษฐกิจ

ด้านการเงิน

ด้านการเงินนี้เปรียบเหมือนด้านบัญชีของเอกชนงบบัญชีจะแสดงการใช้จ่ายทั้งหมดของรัฐบาลทั้งที่การเงินมีอยู่ 2 ประการคือประการแรกประเมินการใช้จ่ายของรัฐบาลและหน่วยงานภาครัฐทั้งหมดออกมาเป็นงบประมาณในประการที่สองเป็นเครื่องมือตรวจสอบและควบคุมฝ่ายนิติบัญญัติหน้าที่อันแรกเป็นการเงินแท้ซึ่งเป็นการประมาณการรายรับและรายจ่ายส่วนหน้าที่อันที่ 2 เป็นส่วนสำคัญของระบบการตรวจสอบ

งบประมาณคงที่และงบประมาณยืดหยุ่น

งบประมาณคงที่ที่ประกอบด้วยกลุ่มของงบประมาณที่ไม่เปลี่ยนแปลงระหว่างงวดระยะเวลาหนึ่งเมื่อประมาณโครงที่จัดทำเพื่อแสดงการประมาณงบประมาณสำหรับระดับกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งเท่านั้น ในทางตรงกันข้ามงบประมาณยืดหยุ่นจัดทำเพื่อแสดงตัวเลขงบประมาณที่ระดับกิจกรรมต่างๆงบประมาณยืดหยุ่นให้ข้อมูลในการจัดการเกี่ยวกับผลงานดำเนินงานที่คาดหวังภายใต้ระดับการดำเนินงานช่วง
ตัวอย่างเช่นในการออกแบบงานก่อสร้างขนาดเล็กฝ่ายบริหารจัดเตรียมงบประมาณค่าใช้จ่ายดำเนินงานและส่งต่อไปยังพนักงานขายและธุรการเพราะต้องการแสดงให้เห็นระดับค่าใช้จ่ายที่อนุมัติให้จ่ายได้งบประมาณนี้จะกำหนดจำนวนค่าใช้จ่ายที่มากที่สุดที่จะจ่ายได้อย่างไรก็ตามฝ่ายบริหารอาจสนใจอยากทราบถึงระดับของเงินสด ในกรณีที่ยอดขายจริงไม่เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้ในกรณีนี้งบประมาณยืดหยุ่นจะเป็นงบประมาณที่นำมาใช้ได้ดังนั้นธุรกิจต้องมีการวางแผนสำหรับสถานการณ์นี้ถ้าระดับของกิจกรรมที่หวังไว้ไม่ประสบความสำเร็จตามแผนด้วย

การจัดเตรียมงบประมาณรูปแบบต่างๆ

การจัดเตรียมงบประมาณธุรกิจขายปลีกขายส่ง

1. งบประมาณขายแสดงรายได้ที่คาดว่าจะเกิดจากการขาย
2. งบประมาณซื้อแสดงจำนวนสินค้าที่จะซื้อมาเพื่อทำให้เกิดยอดขายตามเป้าหมาย
3. งบประมาณค่าใช้จ่ายแสดงระดับของค่าใช้จ่ายที่จะก่อให้เกิดรายได้ดังที่แสดงในงบประมาณขาย
4. งบกำไรขาดทุนโดยประมาณแสดงกำไรขาดทุนที่จะเกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ
5. งบประมาณเงินสดแสดงเงินสดที่ธุรกิจ ถือไว้และจะใช้หมุนเวียน ณ เวลาหนึ่ง
6. งบดุลโดยประมาณแสดงระดับสินทรัพย์และหนี้สินนับเวลาหนึ่งดังนั้นจะแสดงส่วนของผู้ถือหุ้นคาดไว้ในธุรกิจเมื่อสิ้นงวด

การจัดเตรียมงบประมาณธุรกิจด้านบริการ

1. งบประมาณรายได้ค่าบริการแสดงประมาณการรายได้จากกิจกรรมให้บริการ
2. งบประมาณค่าใช้จ่ายแสดงระดับของค่าใช้จ่ายที่จะก่อให้เกิดรายได้ ณ ที่แสดงในงบประมาณค่าธรรมเนียม
3. งบกำไรขาดทุนโดยประมาณแสดงกำไรขาดทุนที่จะเกิดขึ้นในการให้บริการ
4. งบประมาณเงินสดแสดงเงินสดที่ถือและหมุนเวียนสำหรับธุรกิจณเวลาหนึ่ง

ระบบงบประมาณ

ระบบงบประมาณระบบการวางแผนธุรกิจเพื่อให้การควบคุมและผลการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อนำพาองค์กรนั้นไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่ได้กำหนดเอาไว้ทั้งในระยะสั้นและในระยะยาว
จะพบว่าโดยหลักแล้วการจัดทำงบประมาณก็คือการวางแผนในการธุรกิจนั้นเองหากกิจการขาดแผนการธุรกิจก็เปรียบเสมือนขาดแผนที่ ในทางเดินไปสู่จุดหมายที่ต้องการการวางแผนในที่นี้คือการคิดว่าเราจะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ไม่ว่าจะเป็นทรัพย์สินเงินทองเครื่องมือเครื่องจักร รวมทั้งทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ ให้เกิดประโยชน์ในทางเศรษฐกิจอย่างไรภายใต้เงื่อนไขด้านเวลาที่มีอยู่ อีกยังอย่างระบบงบประมาณ ยังต้องบอกให้รู้ว่ากิจการได้ใช้ทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไรเพื่อกำหนดมาตรการต่างๆในเชิงบริหารจัดการที่เหมาะสมต่อไป

ขั้นตอนในการจัดทำงบประมาณ

1. การประมาณการรายได้
2. การกำหนดจำนวนเงินออมและการประมาณค่าใช้จ่าย
3. สรุปงบประมาณ
4. ประเมินผลและปรับปรุงงบประมาณ

ลักษณะของงบประมาณที่ดี

1. เป็นศูนย์รวมของเงินงบประมาณทั้งหมดปกติการใช้จ่ายเงินงบประมาณควรจะใช้จ่ายและพิจารณาจากศูนย์หรือแหล่งรวมเดียวกันทั้งหมดทั้งนี้เพื่อจะได้มีการพิจารณาเปรียบเทียบการใช้จ่ายในแต่ละรายการ หรือทุกโครงการว่ารายการใดมีความสำคัญ จำเป็นมากน้อยกว่ากันหากรายการใดมีความสำคัญและจำเป็นมากก็ควรได้รับการจัดสรรงบประมาณรายจ่ายมากทั้งนี้เพื่อความยุติธรรม ในการจัดสรรเงินงบประมาณทุกโครงการควรมีสิทธิเท่าเท่ากันในการเสนอเข้ารับการพิจารณาในการจัดสรรงบประมาณนั้นพร้อมกันเพื่อจะได้มีการประสานงานและโครงการเข้าด้วยกันและเป็นการป้องกันไม่ให้มีการทำงานหรือโครงการซ้ำซ้อนอันเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณ
2. มีลักษณะของการพัฒนาเป็นหลักงบประมาณที่ดีควรจะดำเนินการจัดสรรโดยยึดหลักการพัฒนาเพื่อให้เกิดความก้าวหน้าเป็นหลักทั้งนี้เนื่องจากมีงบประมาณจำกัดเครื่องควรมีการพิจารณาจัดสรรงบประมาณตามหลักการพัฒนาที่ดีว่าด้านไหนควรมาก่อนมาหลังตามสถานการณ์และความจำเป็นของท้องถิ่นนั้นๆ
3. การกำหนดเงินต้องสอดคล้องกับปัจจัยในการทำงานการจัดงบประมาณในแผนงานต้องมีความเหมาะสมในงานนั้นสามารถจัดทำกิจกรรมได้บรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้อีกนัยหนึ่งคือการกำหนดเป้าหมายหรือผลที่จะได้รับต้องสอดคล้องกับงบประมาณและความเป็นไปได้
4. มีลักษณะที่สามารถตรวจสอบได้หรือเป็นเครื่องมือที่จะใช้ตรวจสอบการบริหารงานของหน่วยงานด้านการจัดงบประมาณในแผนงานต่างควรมีรายละเอียดของกิจกรรมต่างๆอย่างพอเพียงและเกิดผลเป็นรูปธรรม
5. มีระยะการดำเนินงานที่เหมาะสมตามปกติงบประมาณที่ดีควรมีระยะเวลาเหมาะสมตามสถานการณ์ไม่สั้นไม่ยาวเกินไปโดยทั่วไปจะใช้เวลา เวลาประมาณ 1 ปีการเริ่มต้นใช้งบประมาณจะเริ่มเดือนใดขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงาน เช่นงบประมาณแผ่นดินเริ่มเดือนตุลาคมถึงเดือนกันยายนของปีต่อไปงบประมาณเงินรายได้ของสถานศึกษาใช้ตามปีการศึกษาเป็นต้น
6. มีลักษณะช่วยให้เกิดการประหยัดในการทำงบประมาณควรพยายามให้การใช้จ่ายเงินตามโครงการต่างๆได้ผลเต็มเม็ดเต็มหน่วยโดยพยายามไม่ให้ใช้จ่ายเกินจำเป็นฟุ่มเฟือย หรือเป็นการใช้จ่ายที่สูญเปล่าไม่เกิดประโยชน์ไม่เกิดความคุ้มค่า
7. มีลักษณะชัดเจนงบประมาณที่ดีควรมีความชัดเจนเข้าใจง่ายเน้นถึงความสำคัญแต่ละโครงการได้ดีไม่คลุมเครือง่ายต่อการพิจารณาวิเคราะห์และประโยชน์ต่อผู้นำไปปฏิบัติด้วย
8. มีความถูกต้องและเชื่อถือได้งบประมาณที่ดีจะต้องเป็นงบประมาณที่มีความถูกต้องทั้งรายละเอียดทั้งในด้านตัวเลขและรายละเอียดของโครงการต่างๆหากงบประมาณมีข้อบกพร่องในความถูกต้องซึ่งอาจจะเกิดจากความผิดพลาดหรือความไม่รอบคอบก็ตามอาจเกิดผลเสียหายขึ้นแล้วต่อไปงบประมาณอาจไม่ได้รับความเชื่อถือ
9. จะต้องเปิดเผยได้งบประมาณที่ดีจะต้องมีลักษณะที่สามารถจะเปิดเผยแก่สาธารณะหรือผู้เกี่ยวข้องให้ทราบได้ไม่ถือเป็นความลับเพราะการเปิดเผยเป็นการแสดงถึงความบริสุทธิ์และโปร่งใสในการบริหารหน่วยงานนั้นๆ
10. มีความยืดหยุ่นงบประมาณที่ดีควรจะยืดหยุ่นได้ตามความจำเป็นหากจัดวางงบประมาณไว้อย่างเคร่งครัดจนขยับไม่ได้อาจจะก่อให้เกิดความไม่คล่องตัวในการทำงานเพราะลักษณะของการทำงบประมาณเป็นการวางแผนการทำงานในอนาคตซึ่งอาจ มีปัจจุบันอื่นมากระทบทำให้การบริหารงบประมาณผิดพลาดและอย่างไรก็ตามถ้าความยืดหยุ่นมากเกินไปก็อาจจะเกิดปัญหาการใช้งบประมาณที่ไม่มีประสิทธิภาพ
11. มีความเชื่อถือได้ในแง่ของความบริสุทธิ์งบประมาณที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้เพื่อป้องกันการทุจริตซึ่งจะช่วยให้เกิดความเชื่อถือได้ประหยัดและตรงตามวัตถุประสงค์ของกิจกรรมหรือในหน่วยงานนั้นๆ

ข้อจำกัดของงบประมาณ

ค่าใช้จ่ายเงินหรือทรัพยากรเพื่อการดำเนินงานต่างๆและงบประมาณเป็นการประมาณการรายรับและรายจ่ายที่ได้มาจ่ายไปในอนาคตดังนั้นงบประมาณจึงยังไม่สมบูรณ์แน่นอนว่าจะเป็นไปตามนั้นการดำเนินงานในเรื่องงบประมาณอาจต้องถูกกระทบกระเทือนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะทำให้การจัดสรรงบประมาณไม่เป็นตามแผนที่วางเอาไว้การบริหารงานของหน่วยงานในเรื่องงบประมาณนั้นมีความสำคัญและเป็นตัวการที่จะมากำหนดการบริหารงบประมาณว่าจะประสบผลสำเร็จหรือจะล้มเหลวหากผู้บริหารขององค์กรที่เกี่ยวข้องมีความรอบรู้และเข้าใจถึงระบบและกลไกงบประมาณดีแล้วการจัดทำการบริหารงบประมาณเพื่อไปสู่เป้าหมายวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ก็จะทำสำเร็จและเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม

ความสำคัญและประโยชน์ของงบประมาณ

งบประมาณมีความสำคัญและเป็นประโยชน์ต่อการบริหารหน่วยงานทางราชการหรือหน่วยงานภายในประเทศองค์กรหรือบริษัทต่างๆซึ่งสามารถนำเอางบประมาณมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารหน่วยงานให้เจริญก้าวหน้าความสำคัญและประโยชน์ของงบประมาณจึงมีดังนี้

1. ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารหน่วยงานตามแผนงานและกำลังเงินที่มีอยู่ภายในองค์กรโดยให้มีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับแผนระหว่างที่วางเอาไว้ในองค์กรเพื่อป้องกันการรั่วไหลและการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็นของหน่วยงานให้ลดลง
2. ให้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาหน่วยงานถ้าหน่วยงานจัดงบประมาณการใช้จ่ายอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพจะสามารถพัฒนาองค์กรนั้นให้เกิดความเจริญก้าวหน้าแก่หน่วยงานและสังคมโดยหน่วยงานต้องพยายามใช้จ่ายและมีการจัดสรรงบประมาณให้เกิดประสิทธิผลไปสู่โครงการที่จำเป็นเป็นโครงการลงทุนเพื่อก่อให้เกิดความก้าวหน้าของหน่วยงานนั้นๆ
3. เป็นเครื่องมือในการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด แล้วนำมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงที่สุดเนื่องจากทรัพยากรหรืองบประมาณของหน่วยงานมีจำกัดดังนั้นจึงจำเป็นที่จะใช้งบประมาณเป็นเครื่องมือในการจัดสรรทรัพยากรโดยใช้จ่ายเงินให้มีประสิทธิภาพโดยมีการวางแผนในการใช้และจัดสรรงบประมาณซึ่งมีอยู่อย่างจำกัดไปในแต่ละด้านและมีการวางแผนการปฏิบัติงานในการใช้จ่ายทรัพยากรนั้นนั้นด้วยเพื่อที่จะก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในเวลาที่เร็วที่สุดและใช้ทรัพยากรน้อยที่สุดและคุ้มค่าที่สุด
4. เป็นเครื่องมือในการกระจายทรัพยากรและเงินงบประมาณที่เป็นทำงบประมาณสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการจัดสรรงบประมาณที่เป็นธรรมไปสู่จุดที่มีความจำเป็นและทั่วถึงที่จะทำให้หน่วยงานนั้นสามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
5. เป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์งานและผลงานของหน่วยงานต่างๆเนื่องจากงบประมาณเป็นที่รวมทั้งหมดของแผนงานและงานที่จะดำเนินการ ในแต่ละปีพร้อมทั้งผลที่จะเกิดขึ้นดังนั้นหน่วยงานสามารถใช้งบประมาณหรือเอกสารงบประมาณที่แสดงถึงงานต่างๆทำเพื่อเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ให้ประชาชนทราบถึงผลของการดำเนินงานของหน่วยงานนั้นๆ