ผู้ใช้:Jirakitt Thampipattanakul/กระบะทราย

ศัพท์คำนี้มีความหมาย ประมาณว่า พนักงานในองค์กรนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้ที่เป็นพวกไอทีทั้งหลายของตนเองมาใช้ทำงานให้กับองค์กร เนื่องด้วยวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ในยุคปัจจุบันเอื้อต่อการพกพา สะดวกในการใช้ทุกที่ทุกเวลา สนนราคาซึ่งสามารถจับจ่ายมาใช้ได้ เป็นส่งเสริมและสนับสนุนให้พวกคนทำงานรุ่นใหม่หรือรุ่นที่ค่อนไปทางเก่า และกลุ่มที่ไม่เกี่ยงวัยแต่ยังมีหัวใจไอที ได้นำเทคโนโลยีมาใช้ ไม่ได้เฉพาะการทำงานเท่านั้นแต่มันลามเข้ามายุ่มย่ามในชีวิตส่วนตัวมากขึ้นกว่าเดิม เช่นเดียวกันกับ เลขานุการในยุคปัจจุบันก็ไม่น่าจะเลี่ยงคำศัพท์คำนี้ไปได้ มาดูกันว่า มันมีเหตุปัจจัยอะไร แล้วเลขานุการหรือพนักงานสำนักงานจะต้องปรับตัวให้เข้ากับการทำงานในยุคนี้อย่างไรได้บ้าง

Cloud computing ทุกอย่างอยู่บนก้อนเมฆ ทุกหน่วยงานในโลกธุรกิจปรับเปลี่ยนตัวเองให้เป็นไอที จึงทำให้เลขานุการคล่องตัวในการทำงาน การติดต่อโดยพูดคุยลดจำนวนครั้งลง การเสียเวลากับการเดินทางสั้นลงหรือแทบไม่ต้องอีกเลย ขอเพียงแค่คุณมีเครื่องมือและฝึกการใช้ให้คล่อง ยกตัวอย่างเช่น การจองและซื้อตั๋วเครื่องบิน สั่งซื้อ สำรองที่นั่ง เช็คอิน ชำระเงินผ่านทางอุปกรณ์ การโอนเงินสำหรับการเดินทาง ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของเจ้านายขาดตกบกพร่อง เร่งด่วนก็สามารถดำเนินการได้ทันที หากสถานที่ดังกล่าวเข้าถึงธนาคารในท้องที่ได้ การจัดส่งเอกสารสามารถอ่านได้จากหน้าจออุปกรณ์พกพา เมื่อมีงานที่จำเป็นต้องสั่งการก็สามารถดำเนินการได้ทันท่วงที

Data explosion จำนวนของข้อมูลที่มีมากมายเหลือเกิน เลขานุการสามารถค้นคว้าได้จากหลากหลายแหล่งมีเกลื่อนตามเว็บไซต์ บล็อกหรือ Social Network แต่ข้อมูลเหล่านั้นจะต้องพิจารณากลั่นกรองอย่างละเอียด รอบคอบ และรู้ว่าจะเสาะหาข้อมูลน่าเชื่อถือเหล่านั้นจากแหล่งใด รวมถึงการติดตามสถานการณ์ต่าง ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องหรือโยงใยกับธุรกิจของเจ้านายและกระทบกับการทำงานของเลขานุการด้วย ตัวอย่างเช่น กรณีมีการเกิดอุบัติเหตุบนเส้นทาง หรือม็อบต่าง ๆ จะต้องส่งข้อมูลให้กับเจ้านายและตัวเลขานุการเองเพื่อจะได้เตรียมวางแผนเลี่ยงเส้นทางดังกล่าว หรือหากจะต้องทำรายงานข้อมูลเรื่องต่าง ๆ จะต้องเป็นแหล่งที่เชื่อถือได้รวมถึงมีการอ้างอิงให้ชัดเจน

Social computing เครือข่ายสังคม จาก social network ต่าง ๆ เป็นแหล่งข่าวค่อนข้างรวดเร็ว แต่ต้องผ่านการทวนสอบข้อมูลให้ชัดเจนหรือยืนยันจากหลายแหล่งประกอบกัน อย่าหลงเป็นเหยื่อของข่าวลือ ข่าวลับ ทบทวนไตร่ตรองก่อนจะตัดสิน หรือเลือกที่จะเชื่อเมื่อได้ข้อมูลหรือได้รับการยืนยันแล้ว การแสดงความคิดเห็นต่าง ๆ จะต้องคำนึงถึงตัวเลขานุการและภาพลักษณ์ของเจ้านาย ข้อแนะนำก็คือ ตั้งกลุ่มขึ้นเพื่อปรึกษาพูดคุยเฉพาะงานขึ้นมา อย่างไรก็ตามทุกที่ทุกอย่างสามารถลอดเล็ดบางประเด็นอาจจะสร้างความเสียหายให้กับทุกฝ่ายได้ ดังนั้น พึงระวังเพราะจิตสำนึกของแต่ละคนจะแตกต่างกันด้วยบทบาท หน้าที่ วัฒนธรรมท้องที่หรือสถานการณ์นั้น ๆ

Browser-based apps สารพัด Browser และ apps มีให้เลือกตามการใช้งานหรือความต้องการ จากเดิมเลขานุการรุ่นป้า ๆ อาจจะคุ้นเฉพาะ ไออี แต่ปัจจุบัน กูเกิลโครม มอซิลลา ไฟร์ฟ็อก ซาฟารี โอเปร่า แล้วสารพัน Apps เหมาะสำหรับการใช้งาน อย่าติดกับของเดิม ๆ จนไม่พยายามจะศึกษาเรื่องใหม่ เพราะในบทบาทเลขานุการเป็น User ต้องเลือกสิ่งซึ่งเหมาะกับการทำงานสะดวก รวดเร็ว และศึกษาหาความรู้ จากเพื่อนร่วมงาน โดยเฉพาะกลุ่มคนรุ่นใหม่ เลือกใช้เฉพาะคำสั่ง หรือ Apps ที่ทำให้เรา ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อนทั้งตัวเลขานุการและเจ้านาย ความยุ่งยากซับซ้อนของไอทีบางทีอาจจะไม่เหมาะกับทุกนายจ้าง เรียนรู้หาข้อมูลให้ละเอียดถึงวิธีการทำงานของเจ้านายเตรียมไว้ให้พร้อม

Ecosystem of computers เป็นสินค้า บริการ เนื้อหา จากแหล่งเดียวกัน ในทางธุรกิจคือเบ็ดเสร็จในเรื่องเดียวกัน เช่น ผลิตภัณฑ์ของค่าย Apple ทั้ง Mac, Ipad, IPhone, Ipod, Istudio, Itune หรือผลิตภัณฑ์ของค่าย Google, Sony, Amazon นั้นคือ ตัวอย่างของ ecosystem ซึ่งเราผู้ใช้หลงอยู่ในวังวนของสินค้าและบริการเหล่านั้น มันจะมีผลในเรื่องการเลือกใช้ว่า จะใช้อะไรคุ้มค่ากับราคา ให้ประสิทธิภาพกับการทำงาน แล้วเป็นสากล หรือทำงานระหว่างองค์กรได้โดยไม่ต้องมาเสียเวลาปรับเปลี่ยนอีก อย่าหลงกับแบรนด์ ใช้ตามคนอื่นหรือรู้สึกว่า เท่ แต่ต้องมาเสียเวลาในการอธิบายกับคู่ค้าหรือเจ้านาย อาจเสี่ยงที่จะทำให้ถูกมองว่า ทำเกินหน้าหรือเก่งกว่าเจ้านายก็ได้

Personal devices in the workplace ทุกคนนำอุปกรณ์ของตัวเองมาใช้ในองค์กร ข้อดีคือ สะดวก รวดเร็ว ได้เลือกใช้ตามความเหมาะสม ถนัดกับการทำงาน ความเป็นเจ้าของทำให้ภาระในการดูแลรักษาตกกับผู้ใช้เอง ในขณะที่อุปกรณ์ในสำนักงาน มักจะขาดการดูแลเอาใจใส่ เห็นว่า ทุกคนเป็นเจ้าของช่วยกันใช้ แต่ไม่ได้ช่วยกันรักษาเท่ากับของตนเอง ข้อดีอีกประการ เป็นการลดค่าใช้จ่ายให้กับสำนักงานเพราะหลายคนอาจจะมองว่า กว่าจะไปใช้เครื่องส่วนกลางได้ต้องขออนุญาตแล้วที่มีอยู่ก็ตกรุ่น ล่าช้า ดังนั้น เลขานุการซึ่งเป็นผู้อยู่ใกล้ชิดกับเจ้านาย ควรหาลู่ทางให้ข้อมูลเหล่านี้ให้องค์กรรับทราบ เพื่อจะสนับสนุนหรือเอื้อในเรื่องค่าใช้จ่ายหรือเพิ่มประสิทธิภาพของเครือข่ายการทำงานทางระบบไอทีให้รวดเร็ว เสถียร บริการฟรีหรือมีใช้ในราคาถูกกว่า

Ubiquitous connectivity เชื่อมต่อได้ทุกที่ทุกเวลา ปัจจุบันหัวเมืองใหญ่หรือต่างอำเภอ ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าถึงได้ง่าย สะดวกและฟรี แล้วผู้ใช้บางส่วนก็ใช้ระบบรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเอง ดังนั้น การทำงานของเลขานุการจะต้องปรับเวลา หรือสถานที่ตามลักษณะงานของเจ้านายได้เช่นกัน รวมถึงการเตรียมพร้อม สามารถจะตอบคำถามหรือให้บริการกับเจ้านายตลอดเวลาได้อย่างมืออาชีพ ระบบ nine to five (9.00-17.00 น.) อาจจะใช้ไม่ได้ในอนาคตอันใกล้ ๆ นี้ หรือการทำงานสำนักงานจะต้องเปลี่ยนโฉมหน้าไปตามยุคสมัย

Natural interaction จากวิธีการใช้งานอุปกรณ์ด้วยการ click แล้วเปลี่ยนเป็น slide เป็น touch skin หรืออาจจะด้วยวิธีการอื่นใดก็ตามในอนาคตใกล้ ๆ นี้ ลองเข้าไปดูโฆษณาตัวอย่างของภาพยนตร์เรื่อง Iron Man แต่ละภาคคิดว่า มันไม่ไกลเกินจริงเลย ซึ่งเป็นบทบาทของเลขานุการต้องคอยติดตามรับรู้ แล้วเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน ไม่ตามกระแสหรือหลงใหลไปกับมันจนเป็นทาสของเทคโนโลยี ข้อมูลจากผู้รู้ ผู้มีประสบการณ์หรือเครือข่ายสามารถนำมาวิเคราะห์ถึงความต้องการที่แท้จริงของเลขานุการและองค์กรได้เป็นอย่างดี

ปัจจัยทั้งหมดเบื้องต้น เป็นสิ่งผลักดันให้เลขานุการต้องหันมาพึ่งพาอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมาใช้ในองค์กร เช่นเดียวกันกับพนักงานสำนักงานในแผนกงานต่าง ๆ เพื่อให้ทันกับเทคโนโลยีซึ่งปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว และเพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานในยุคปัจจุบัน ซึ่งในโลกของธุรกิจต้องพึ่งพาปัจจัยต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้น เพราะเราไม่ได้ทำงานเฉพาะในพื้นที่ของแต่ละเมืองในประเทศเท่านั้น การติดต่อเครือข่ายโยงใยในระดับภูมิภาคเอเชียหรือทั่วโลกทุกแห่งทุกที่ เขาก็หันเข้าสู่ยุค ไอที ถ้าไม่เดินตามเห็นทีจะตกขอบได้ง่าย ๆ เหมือนกัน

เอกสารอ้างอิง

ดร.พสุ เดชะรินทร์ “Ecosystem Strategy อีกหนึ่งกลยุทธ์ใหม่ที่น่าจับตามอง” http://www.bangkokbiznews.com/home/detail/ 12 พฤศจิกายน 2556.

ดร.สุพจน์ ศรีนุตพงษ์ “เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการเรียนรู้สู่ประชาคมอาเซียน” จากงานประกวดสื่อการเรียนรู้ไอซีทีเพื่ออาชีวศึกษา ประจำปี 2556 ระดับภาค ภาคเหนือ, เอกสารอัดสำเนา, 4-5 มิถุนายน 2556.