ระบบการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสาร (อังกฤษ: Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์หรือกลุ่มของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รูปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของ ระบบการจัดการเนื้อหา (Content management system ,CMS) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบการจัดงานภายในองค์กร (Enterprise content management system,ECM) ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนี้ยังมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์อีกเช่น ระบบจัดการเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจัดการลำดับงาน (Workflow system) และระบบการเก็บบันทึก (Records management system)

ที่มาของระบบการจัดการเอกสาร

ที่มาของระบบการจัดการเอกสาร เริ่มตั้งแต่ทศวรรษที่ 80 โดยมีผู้เริ่มต้นพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการ เอกสารพื้นฐานซึ่งเอกสารเหล่านี้ไม่ใช่เป็นเพียงแค่สิ่งที่ตีพิมพ์ออกมาเท่านั้นยังประกอบด้วย รูปถ่ายและภาพ พิมพ์ หลังจากนั้นได้มีการพัฒนาระบบการจัดการที่ 2 ขึ้นซึ่งสามารถจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ นั่นคือ เอกสารหรือแฟ้มข้อมูลที่เกิดจากคอมพิวเตอร์ และมักจะอยู่ประจำเครื่องของผู้ใช้ และอีกไม่นานได้เกิด เทคโนโลยีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น (Electronic document management,EDM)โดยสามารถจัดการได้ทั้ง ประเภทเอกสารกรรมสิทธิ์ หรือ เอกสารที่จำกัดจำนวนรูปแบบของฟอร์แมทต่อมาเมื่อเทคโนโลยี ก้าวหน้าขึ้น จึงมีการพัฒนาเป็น ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบอิมเมจหรือ (Document imaging system) โดยเป็นการมองในเชิงรูปธรรมโดยการถ่ายภาพเอกสาร และจัดทำดัชนีการจัดเก็บและสืบค้นในรูปแบบ ไฟล์ภาพ โดยระบบนี้ทำให้เกิดเครื่องแฟกซ์ ที่ใช้ในการบันทึกสำเนาของเอกสารให้เป็นรูปภาพและเก็บข้อมูล ระบบมี Security และสามารถค้นหาได้รวดเร็วโดยการเรียกอาจจะมีกระบวนการสกัดข้อความจากเอกสาร รูปภาพ และมีการใช้ text-indexer function ในช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ EDM จึงเป็นระบบที่พัฒนาขึ้น เพื่อให้สามารถจัดการได้ทุกรูปแบบไฟล์ที่สามารถเก็บไว้ในเครือข่าย และมี Application มากขึ้นเพื่อให้สามารถ ทำงานครอบคลุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทุกรูปแบบ และปัจจุบันก็ได้มีการพัฒนา เครื่องมือและการรักษาความปลอดภัย และลำดับงาน (work flow) ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

รายละเอียดและองค์ประกอบ

Document management systems จะมีการจัดเตรียมและมีกระบวนการต่างๆเช่น แหล่งจัดเก็บข้อมูล การกำหนดรุ่นเอกสาร ความปลอดภัย การทำดัชนี และการสืบค้น องค์ประกอบต่างๆเช่น

Metadata หมายถึง ข้อมูลที่ใช้กำกับและอภิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอื่น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือบัตรในห้องสมุดสำหรับสืบค้นหนังสือที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อหนังสือและตำแหน่งของหนังสือ ซึ่งหนังสือเป็นข้อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็นข้อมูลที่อธิบายรายละเอียดของข้อมูลนั้น

Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่มีอยู่ได้โดยตรงจากพื้นที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีการเปลี่ยนแปลง และบันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรูปแบบของ new version ซึ่งจะได้กล่าวถึง version ในหัวข้อถัดไปข้างหน้า โดยการทำงานทั้งหมดนั้นยังใช้งานในโปรแกรมเดิม เช่นการใช้งานกับ email หรือมีการแชร์ซอฟต์แวร์เป็นกลุ่มร่วมกัน ซึ่ง Application จะมีการใช้มาตรฐานเช่น ODMA LDAP WebDAV และ SOAP

Capture หลักการนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการประมวลผลของหนัากระดาษจากการสแกน หรือ อุปกรณ์อื่นๆเช่นปริ้นเตอร์ หรือ Optical character reconition ( กระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ )หรือมีการใช้ OMR Software ที่เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับอ่านค่าในช่อง เช่นใช้ตรวจสอบปรนัย

Indexing เป็นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นสิ่งที่ง่ายสำหรับการเก็บตัว Track ที่เจาะจงของข้อมูลแต่มักจะมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการจัดหมวดหมู่ ให้ผ่าน metadata ดังนั้นการ Indexing ให้สามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วในพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่จึงต้องคำนึงถึงโครงสร้างทาง topology ของ index ด้วย

Storage การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคำนึงว่า เก็บที่ไหน นานเท่าไหร่ หรือการเปลี่ยนที่อยู่ของเอกสารไปเก็บอีกที่หนึ่งเกี่ยวข้องกับ (Hierarchical storage management) และ การทำลายเอกสาร

Retrieval การเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ ในบางครั้งอาจจะดูเหมือนง่ายในทางการสืบค้นแต่ในบริบททางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับโครงสร้างทางดัชนี บางครั้งการค้นหาบางระบบ สามารถหาบางส่วนของคำหรือบางส่วนของ metadata ที่คาดหวังได้ ในบางระบบอาจจะอนุญาตให้มีการสืบค้นแบบใช้ การระบุนิพจน์บูลีนให้มีหลากหลายคำหรือวลีที่ต้องการได้

Distribution เอกสารที่เผยแพร่จะต้องมีรูปแบบ (Format) ที่ยากต่อการถูกเปลี่ยนแปลงโดยง่าย วิธีปฏิบัติโดยทั่วไปในทางกฏหมาย เอกสารต้นฉบับจะไม่ถูกแจกจ่ายแต่จะเก็บไว้ในสถานที่ๆปลอดภัย หากเอกสารถูกแจกจ่ายด้วยรูปแบบอิเลคโทรนิคในสภาวะที่มีการควบคุม เครื่องมือที่ใช้งานต้องมีคุณภาพและได้รับการตรวจสอบว่าทำงานอย่างถูกต้อง เช่นเดียวกันกับตัวนำส่งเอกสารอิเลคโทรนิคที่ต้องมีคุณภาพ ทั้งสองอย่างนี้ต้องนำมาประยุกต์ใช้ในระบบเอกสารที่มีการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน หากความสมบูรณ์ของเอกสารเป็นสิ่งที่จำอย่างยิ่ง

Security การรักษาความปลอดภัยมีความสำคัญมากในการใช้งานการจัดการเอกสารจำนวนมาก ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องเข้ารหัสและเป็นความลับสูงมีข้อกำหนดที่ซับซ้อนเช่น ข้อมูลประวัติทางการแพทย์Workflow คือการบริหารจัดการ ลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์ และใช้เอกสาร หรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน

Versioning เป็นการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยให้มีหมายเลขการเปลี่ยนแปลง หรือการกำหนดวันที่เปลี่ยนแปลง และจัดเก็บสำรองข้อมูลดังเดิมไว้ เผื่อทำการเรียกคืนข้อมูล หรือแก้ไขกลับ และเพื่อให้รู้ถึงสถานะการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล

เทคโนโลยีอื่นๆที่เกี่ยวข้องหรือใกล้เคียง

Content management system ระบบจัดการเนื้อหา (Content management system, CMS) คือระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้เพื่อจัดระเบียบ และส่งเสริมการทำงานในหมู่คณะ ให้สามารถสร้างเอกสาร หรือเนื้อหาสาระอื่นๆ โดยมากแล้ว ระบบจัดการเนื้อหา มักจะเป็นเว็บแอปพลิเคชัน ซึ่งใช้จัดการเว็บไซต์และเนื้อหาบนเว็บ และมีไม่น้อยที่ระบบจัดการเนื้อหาต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษบนเครื่องเครื่องลูกข่าย เพื่อใช้แก้ไขและสร้างบทความต่างๆ ระบบจัดการเนื้อหา ในตลาดซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มีทั้งแบบที่ทำเพื่อการค้าและแบบ โอเพนซอร์สเนื้อหาที่อยู่บนระบบอาจจะเป็นเนื้อหาที่เป็น ข้อความตัวอักษรไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์ภาพเคลื่อนไหว ไฟล์วิดีโอ หรือไฟล์เอกสารอื่นๆ ก็ได้ ระบบจัดการเนื้อหามักมีระบบการจัดการลำดับการดำเนินงานของเนื้อหาที่เรียกว่า Workflow ซึ่งลำดับการดำเนินงานนั้นโดยมากจะประกอบไปด้วย - ขั้นตอนการนำเนื้อหาเข้าระบบ (Ingestion หรือ Creation) เช่นผู้บริหารระดับสูงเห็นชอบให้มีการสร้างเนื้อหาใหม่ขึ้น และผู้พัฒนาสร้างเทมเพลต และ โฟลเดอร์เพื่อรองรับข้อมูลบนเว็บ - ขั้นตอนการตรวจสอบเนื้อหา (Staging หรือ Approval) มีการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาเนื่องจากหากข้อมูลผิดพลาดจะมีความยุ่งยากในการกลับมาแก้ไข มีการกระจายงานสู่กลุ่มพนักงาน เพื่อจำหน่ายให้พนักงานช่วยสร้างเนื้อหา และแก้ไขเนื้อหา - ขั้นตอนการนำเนื้อหาไปเผยแพร่ (Delivery หรือ Publishing) ผู้ดูแลเว็บไซด์อนุมัติ รวบรวมข้อมูลขึ้นเว็บไซด์ได้

ทิศทางในอนาคต ของเทคโนโลยี

เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้นไปมากทำให้ระบบการจัดการต่างๆเร็วขึ้น จากคำกล่าวของ Tim Berners-lee ที่ว่า ”ไม่มีสิ่งใดที่เปลี่ยนแปลงโลกได้มากกว่าที่คอมพิวเตอร์ทำ” การเกิดขึ้นของคอมพิวเตอร์ทำให้การทำหลายอย่างที่สมัยก่อนไม่มีทางทำได้เป็นไปได้เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่างๆได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที สมัยก่อนการจัดการเกี่ยวกับ Document จะเป็นการจัดเอกสาร กำหนดที่อยู่เป็นแฟ้มใส่ในตู้เอกสาร การทำดัชนีที่ยุ่งยาก แต่ปัจจุบันสามารถทำได้ง่ายและยังมีระบบที่เป็น optical ในการสกัดคำจากไฟล์รูปภาพได้อีกด้วยเสมือนกับว่าคอมพิวเตอร์สามารถอ่านหนังสือได้ ช่วยในการจัดการและทำองค์ประกอบของDocument management สามารถดึงข้อมูลได้รวดเร็วในอนาคตเนื่องจากแหล่งการจัดการข้อมูลต่างๆสามารถทำงานกับ Application ต่างๆได้ ทำให้มีการพัฒนาลูกเล่นต่างๆ ได้มากขึ้นกว่าเดิมอาจจะมีบริการใหม่ๆเข้ามาที่พัฒนาพร้อมกับเทคโนโลยี เช่นในอนาคตอาจจะมีการผสานกันระหว่างการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรกับระบบจัดการเก็บข้อมูลเช่นการนำเสนอวงจรชีวิตของลูกค้าตลอดเวลาเพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์และพัฒนาองค์กรเช่นหาสินค้า และบริการที่เหมาะสม ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อมีเทคโนโลยีที่ล้ำหน้า และการจัดการข้อมูลและเอกสารที่ดี หรืออาจจะมีการพัฒนาเทคโนโลยีต่างๆเพื่อเก็บเอกสารในรูปแบบอื่นๆ นอกจาก รูป เสียงข้อความ เช่นการเก็บรูปแบบทางชีววิทยา เช่น รัฐบาลเก็บตัวอย่าง DNA ของคนในประเทศโดยบันทึกเป็นเอกสารในรูปแบบที่สามารถ Capture ได้และมีการทำ indexing เพื่อให้สามารถตามตัวบุคคล หรือ ระบุตัวบุคคลมีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลต่างๆขององค์กรกับองค์กรอื่นทำให้สามารถช่วยติดตามวิถีชีวิตของบุคคลหนึ่งได้เป็นต้น อาจจะมีหลายๆอย่างตามมา สรุปคือ เทคโนโลยี Document management system นั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามการพัฒนาของเทคโนโลยีอื่นๆในปัจจุบัน